Política de Datos Personales

A continuación, se instrumenta la política de protección de datos personales de la compañía AGLAR S.A., la cual será aplicada de forma obligatoria para todos sus trabajadores, proveedores y clientes.

Esta política contiene una descripción de articulados de cómo se regirá las relaciones y procesos respecto al tratamiento de datos personales.

Política

«AGLAR S.A., protege la privacidad y los datos personales de personas naturales, de sus clientes, proveedores, trabajadores y cualquier otra persona física cuyos datos personales puedan ser tratados en la gestión de nuestras operaciones, comercialización, proceso de venta y entrega de productos, servicio de mantenimiento y relación comercial post venta.

Esta política describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos dichos datos personales a nivel interno de nuestra organización».

Objetivo

Cumplir con los principios, derechos y obligaciones determinadas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su reglamento general y normativa secundaria emitida por la Autoridad de Protección de Datos Personales del Ecuador.

Alcance

El alcance de la política se rige a la protección a nivel interno de datos personales de nuestros trabajadores y personal, así como de nuestros clientes – personas naturales en función de resguardar y custodiar los datos personales que conforme nuestro giro de negocio se trate o gestionen.

Identificación del responsable

La responsable de nuestra organización es la abogada Solange Mosquera, quien se encuentra disponible para consultas, dudas o quejas a través de los siguientes medios: correo electrónico solange@aglar.com.ec, número de teléfono +1-305-548-9987, y dirección Av. 9 de Octubre 424 entre Baquerizo Moreno y Chile Edificio Gran Pasaje 1er piso, oficina 102.

Datos que se tratarán

Personas naturales – Clientes y Proveedores:

• Nombres completos y apellidos;
• Dirección domiciliaria;
• Teléfono;
• Correo electrónico;
• Ruc o número de cédula de identidad;
• Información de referencias personales, laborales, y comerciales;
• Cuentas bancarias;
• Propiedades;
• Estado civil;

Trabajadores y empleados:

• Gestión de datos constantes en la Hoja de Vida como: nombres completos, números de cédula, direcciones domiciliarias, correos electrónicos, números de teléfono, contactos de emergencia, datos de estudios y experiencia laboral.
• Para el área de Salud Ocupacional se usarán datos de historias clínicas, estado de salud, resultados de exámenes médicos, diagnósticos, etc.
• Detalle de cargas familiares con nombres y apellidos, edad, fecha de nacimiento, registro de discapacidad o no.
• Información de referencias personales, laborales, familiares, y comerciales;
• Cuentas bancarias;

Consentimiento

Los titulares de los datos personales deberán entregar un consentimiento a la compañía, el cual será expreso y voluntario para lo cual la compañía habilitará un formato (Anexo A) a ser aceptado y consentido por el titular de los datos personales.

Se considera titular de datos personales a nuestros trabajadores o empleados, así como a nuestros clientes que ostentan la calidad de personas naturales, y proveedores externos – personas naturales.

Finalidad

AGLAR S.A., únicamente usará, procesará y circulará datos personales de titulares en cumplimiento irrestricto de las siguientes finalidades:

• Cotizar y ofrecer productos de nuestra línea de comercialización.
• Efectuar procesos de gestión de cobro en razón de deudas de clientes con la compañía.
• Analizar y estudiar la información de base de datos con objetivos comerciales, como oportunidades de mejora de los productos, o necesidades expectantes de nuestros clientes.
• Analizar y estudiar la información de base de datos de nuestros trabajadores y empleados con la finalidad de reforzar la relación laboral, o mantener relaciones cordiales de trabajo, mensajes de cumpleaños, información sobre la gestión de la empresa, control de asistencias o de cumplimiento de objetivos empresariales, otorgamiento de permisos o licencias laborales, etc.
• Transferir información a entidades públicas del gobierno en cumplimiento de normativa legal expresa.

AGLAR S.A., no efectuará actividades de transferencia de datos personales a nivel internacional.

Datos sensibles

Los datos proporcionados por nuestros trabajadores respecto a sus hijos o dependientes menores de edad, datos de estado de salud y ficha médica son resguardados y protegidos bajo estrictos protocolos de seguridad, así como datos de cuentas bancarias para efectuar pagos de salarios y sueldos, e información aportada para efectuar una debida diligencia del trabajador.

Respecto a los datos sensibles que por cualquier razón sean usados por la actividad de nuestros trabajadores o empleados, los mismos deberán contener las medidas de seguridad como de encriptación, cifrados, o anonimizados, estas medidas serán tomadas por el responsable de la organización en función de proteger y precautelar los datos personales.

AGLAR S.A., no trata datos sensibles como etnia, género, identidad cultural, religión, afiliación política, condición migratoria y orientación sexual.

Aplicación de derechos de los titulares

AGLAR S.A., en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su reglamento y normativa secundaria expedida por su Autoridad garantiza los siguientes derechos a los titulares de los datos personales: derecho de acceso, derecho de gozar de transparencia de la información, rectificación y actualización, derecho de eliminación, derecho de oposición, derecho de portabilidad, derecho de suspensión del tratamiento, y los demás derechos vinculados a la materia.

Notificación de cambios de política

Se determinan procesos de actualización de la presente política conforme el análisis de las actividades comerciales de la empresa y sus objetivos estratégicos, adicionalmente la misma podrá ser modificada conforme los cambios normativos de la legislación aplicable a la materia.

Los cambios efectuados serán notificados a los titulares de los datos personales, publicados en la página web y en un lugar visible de la compañía.

Medidas implementadas para precautelar la seguridad y alertar de ataques y soluciones

AGLAR S.A., efectuará procesos de control interno respecto al cumplimiento de los lineamientos de la presente política, así como del cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su reglamento y normativa secundaria.

En el caso de que existan sub proveedores que deban manejar información de datos personales, la compañía asegurará que los mismos implementen los mismos niveles de seguridad de la información o mayores para garantizar así su resguardo.

A continuación, se detallan las medidas de seguridad a implementarse:

De la recolección del dato personal, se deberá siempre evidenciar que se cuente con el consentimiento expreso del titular para su respectivo uso.

Del almacenamiento, se deberá contar con respaldos de la información en medios físico y magnético; los sistemas informáticos deberán ser actualizados constantemente con sistemas de protección antivirus; y, los procesos de almacenamiento de la información.

De la eliminación, establecer procesos de eliminación que determinen un eliminado seguro y definir procesos de eliminación de la información a nivel interno de la organización.

Tiempo de conservación

El tiempo de conservación de los datos será de siete años conforme la normativa relacionada con fines tributarios y los datos sensibles tendrán un tiempo de conservación de cinco años.

Responsabilidad

AGLAR S.A., es el responsable por la custodia, conservación y posibles transferencias de datos registrados por nuestros trabajadores a nivel interno de la compañía o de nuestros clientes en calidad de personas naturales.

La veracidad de los datos personales registrados es responsabilidad del titular de estos.

Aprobación

En la ciudad de Guayaquil, a los dieciocho días del mes de septiembre del 2025, se aprueba la presente política de protección de datos personales de la compañía AGLAR S.A., en razón se suscribe el presente documento y se dispone se comunique a todo el personal la aprobación y contenido del mismo.

Dra. Noralma Anunziata Mosquera Vivas
Gerente

Referencia – procesos

• Proceso de Gestión Técnica;
• Proceso de Soporte técnico;
• Proceso Nómina – Talento Humano;
• Proceso de Reclutamiento y Selección;
• Proceso de Capacitación;
• Proceso de Salud Ocupacional;
• Proceso de Compras Nacionales;
• Proceso de Compras Internacionales;
• Proceso de Facturación Cartera;
• Proceso de Prospección Comercial;
• Proceso de Capacitación Proveedores y Clientes;
• Proceso de Gestión de Calidad;
• Proceso Caja Chica;
• Proceso Laboratorio;
• Proceso de Monitoreo;